06. September 2025

Dienstrad-Leasing: So funktioniert die Abwicklung

Das Dienstrad-Leasing erfreut sich wachsender Beliebtheit als attraktives Benefit für Arbeitnehmer und als Möglichkeit für Unternehmen, ihre Mitarbeiter zu motivieren und gleichzeitig einen Beitrag zum Umweltschutz zu leisten. Auch für Selbstständige und Freiberufler bietet das Modell interessante Perspektiven. Doch wie funktioniert die Abwicklung des Fahrradleasings genau? Dieser Artikel gibt einen umfassenden Überblick.

Was ist Dienstrad-Leasing?

Der Begriff Leasing stammt aus dem Englischen (to lease = mieten). Leasing ist aber im steuerrechtlichen Sinne nicht mit einem Mietkauf gleichzusetzen. Hier bleibt der Eigentümer während der gesamten Laufzeit die Leasinggesellschaft. Als Arbeitgeber sind Sie der Leasingnehmer, der seinen Mitarbeitern das Rad für den Weg zur Arbeit und zur privaten Nutzung überlässt.

Nicht so beim Leasing. Hier bleibt der Eigentümer während der Laufzeit die Leasinggesellschaft. Als Arbeitgeber sind Sie der Leasingnehmer, der seinen Mitarbeitern das Rad für den Weg zur Arbeit und zur privaten Nutzung überlässt. Der Vorteil: Gegenüber einem Direktkauf kann der Mitarbeiter über die Gehaltsumwandlung erhebliche der Kosten sparen (bis zu 40 %).

Bei einem Mietkauf geht das Finanzamt davon aus, das Sie einen Kauf auf Kredit tätigen. Das Fahrrad wäre dann also schon mit der Zahlung der ersten Rate Ihr Eigentum.

Wer profitiert vom Dienstrad-Leasing?

Es ist eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten, sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer. Alle Mitarbeiter, die in einem angestellten Arbeitsverhältnis stehen und ein regelmäßiges Gehalt beziehen, können vom Dienstrad-Leasing profitieren.

Vorteile für Arbeitgeber

Unternehmen bieten eines der beliebtesten Benefits und fördern somit die Motivation der Mitarbeiter.
Zudem leisten Unternehmen im Rahmen ihres Nachhaltigkeitskonzeptes einen aktiven Beitrag zum Klimaschutz und zur Gesundheit (Betriebliches Gesundheitsmanagement).
Für viele Arbeitnehmer ist das Dienstrad-Modell Voraussetzung, um ein Arbeitsverhältnis einzugehen.

Dem Arbeitgeber entstehen durch unsere Dienstleistungen keine zusätzlichen Kosten. Gegebenenfalls kann der Arbeitgeber sogar innerhalb der Beitragsbemessungsgrenze Lohnnebenkosten reduzieren.

Vorteile für Arbeitnehmer

Arbeitnehmer profitieren von dem einzigartigen und vielseitigen Mehrwert eines Dienstrades: Stärkung der Fitness und Gesundheit, Ersparnis bei der Anschaffung, Rundum-Schutz durch Versicherungen und Service.
Die Dienstradnutzung ist auch oder ggf. nur in der Freizeit ausdrücklich erwünscht.
Die Ersparnis gegenüber einem Direktkauf beträgt je nach Steuerklasse bis zu 40%.

Durch die Entgeltumwandlung zahlen Sie 36 geringe Nutzungsraten, die vom monatlichen Bruttolohn einbehalten werden. Die relative Ersparnis gegenüber einem Direktkauf beträgt bis zu 40 % und entsteht über die Gehaltsumwandlung. Durch das reduzierte Brutto-Gehalt reduzieren sich die Steuern und Sozialabgaben, so dass der tatsächlich zu zahlende Betrag erheblich geringer ist als die Leasingrate. Der Mehrwert, den ein Dienstfahrrad bietet, ist aber noch viel größer als der Kostenvorteil. Sie stärken Ihre Gesundheit und Fitness, schonen die Umwelt und das Klima. Nutzen dürfen Sie Ihr Fahrrad täglich - ausdrücklich auch oder sogar nur privat und an den Wochenenden. Durch unsere Versicherungs-Pakete sind Sie dabei bestens abgesichert.

Vorteile für Selbstständige und Freiberufler

Für Selbstständige/Freiberufler bietet sich eine komplett neue Mobilität. Hier lassen sich nebenbei sogar noch Steuern sparen.

Vorteile für Fachhändler

Fachhändler profitieren von zusätzlichen Kunden sowie Kundenbindung. Da Diensträder üblicherweise einen Wartungsvertrag haben, entsteht auch hier ein attraktives Zusatzgeschäft.

Der Ablauf des Dienstrad-Leasings

Auswahl des Fahrrads: Das Dienstrad-Leasing ermöglicht Ihnen, Ihr Wunsch-Rad zu günstigen Konditionen zu nutzen - dabei können Sie sich die Marke und das Modell frei aussuchen. Suchen Sie sich Ihr Fahrrad oder Pedelec bis 25 km/h aus. Wir sind hersteller- und markenunabhängig. Jede Marke und jedes Modell sind frei wählbar. Ob schickes City-Bike, sportliches Mountain-Bike, Tourenrad oder Lastenrad. Sie dürfen Ihr Wunsch-Bike fahren.
Leasingnehmer: Leasingnehmer ist beim Dienstrad-Leasing immer der Arbeitgeber. Dieser schließt mit mein-dienstrad.de eine kostenfreie Rahmenvereinbarung und stellt den Mitarbeitern Diensträder zu günstigen Konditionen zur dienstlichen und privaten Nutzung zur Verfügung. Selbstständige und Freiberufler, die ein Dienstrad leasen, sind ebenfalls Leasingnehmer. Dienstradnutzer ist der Mitarbeiter, der Selbstständige/Freiberufler, der ein Dienstrad über mein-dienstrad.de nutzt.
Vertragsabschluss: Der Leasingvertrag beginnt mit Radübernahme, die erste Rechnung wird ab dem Folgemonat der Übernahme des Dienstrades fällig und endet automatisch nach 36 Monaten Laufzeit. Hier ein Beispiel: Sie übernehmen Ihr Dienstrad am 15.1.2025, der erste volle Monat ist der Februar 2025. Laufzeitende ist somit der 31.1.2028.
Nutzungsüberlassung: Der Arbeitgeber ist Leasingnehmer und bietet dem Mitarbeiter ein Dienstrad an. Er überlässt es dem Mitarbeiter zur dienstlichen und privaten Nutzung. Über diese Nutzungsmöglichkeit wird zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ein Überlassungsvertrag geschlossen. Darin wird festgehalten, welche Rechte und Pflichten der Dienstradnutzer im Umgang mit dem Leasing-Fahrrad hat. Hier sind unter anderem die Fahrraddaten, die monatliche Nutzungsrate, Gehaltsumwandlung, Bedingungen bei vorzeitigem Ende der Vertragslaufzeit etc. aufgeführt.
Lohngestaltung: Lohngestaltung beruht darauf, dass es verschiedene Möglichkeiten der Vergütung gibt. Ein nachhaltiges Lohnkonzept bietet Alternativen bei der Lohngestaltung, um im Endeffekt mehr Netto vom Brutto zu bekommen. Es gibt die Möglichkeit der Entgeltumwandlung in Sachbezüge. Statt Barlohn gibt es einen Sachlohn. Hier wird die Leasingrate beim Arbeitnehmer über die Gehaltsabrechnung als Barlohnumwandlung gezahlt. Eine weitere Form bietet ein Gehaltsextra. Der Arbeitnehmer bekommt zusätzlich zum Gehalt ein Dienstrad vom Arbeitgeber finanziert. Der Arbeitgeber übernimmt die komplette Leasingrate.

Wichtige Aspekte rund um den Vertrag

Leasingdauer

Die Leasingdauer beträgt fix 36 Monate. Eine Veränderung ist auf Grund der Vorgaben des Leasingerlasses nicht möglich. Verlässt ein Mitarbeiter innerhalb des Leasingzeitraums das Unternehmen, bieten wir verschiedene Lösungen an. Die Verträge müssen vom Kunden nicht gekündigt werden. Sie laufen automatisch nach 36 Monaten zum Vertragsende aus.

Vertragsende

Ihr Vertrag läuft regulär nach 36 Monaten aus, das genaue Datum können Sie in Ihrem Portal auf www.mein-dienstrad.de einsehen. Nach Ablauf des Leasing-Vertrags gibt es mehrere Möglichkeiten:

Sie suchen sich ein neues Wunschrad für 36 Monate aus. Diese Option ist grundsätzlich möglich. Für ihr abgelaufenes Dienstrad gibt es zwei Lösungen: mein-dienstrad.de nimmt das Fahrrad, Pedelec oder E-Bike zurück.
Sie nehmen eine nicht garantierte Andienungsmöglichkeit in Anspruch. Ein Kaufangebot können wir nicht verbindlich in den Vertrag aufnehmen, da dies die rechtlichen Bedingungen der Leasingerlasse verletzen würde.

Derzeit haben wir eine nicht garantierte Andienungsmöglichkeit von 15 % des Bruttolistenpreises nach 36 Monaten Laufzeit. Die Nachversteuerung des geldwerten Vorteils übernimmt mein-dienstrad.de.

Besonderheiten

In diesem Fall wenden Sie sich bitte an Ihren Dienstradbeauftragen.

Bei Fragen zur Kurzarbeit setzen Sie sich am besten mit Ihrer/Ihrem Dienstradbeauftragten in Verbindung. Benötigt der Dienstradbeauftragte hierzu Unterstützung, kann er sich gerne mit der Leitung Customer Care oder mit dem Firmen-Steuerberater in Verbindung setzen.

Bei Fragen im Krankheitsfall setzen Sie sich mit Ihrer/Ihrem Dienstradbeauftragten in Verbindung. Die Ratenzahlung erfolgt in max. 3 Monatsraten (zzgl. Bearbeitungsgebühr). Sie können das Dienstrad aber auch für bis zu 72 Monate mieten. Bei einer vorzeitigen Ablöse setzen wir uns mit Ihnen in Verbindung, sobald wir eine Information von Ihrem Dienstradbeauftragten dazu erhalten haben.

Weitere wichtige Fragen

Wie berechnet sich die Nutzungsrate?

Die Nutzungsrate können Sie mit unserem Leasingrechner selbst berechnen. Hierzu gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie unsere Homepage www.mein-dienstrad.de oder klicken direkt hier.
Öffnen Sie den Leasingrechner - entweder im Kopfbereich auf der Startseite für Interessenten, besser noch im individuellen Leasingrechner im Mitarbeiter-Portal
Öffnen Sie den Expertenrechner (orangefarbener Button)
Durch Eingabe der geforderten Daten sehen Sie dann unten rechts die monatliche Nettobelastung

Die Nutzungsrate ist die monatlich anfallende Rate für die Nutzung des Dienstrades vor der Entgeltumwandlung, die direkt vom Bruttogehalt einbehalten wird. Die Nettobelastung sind die tatsächlichen Kosten für Sie als Dienstradnutzer nach der Entgeltumwandlung, also nach Abzug aller eventuellen Steuer- und Sozialabgaben. Dies ist keine steuerliche Beratung. Für weitere Fragen wenden Sie sich an Ihre/n Steuerberater/in.

Wie viele Diensträder sind erlaubt?

Grundsätzlich ja. Steuerlich gibt es bei bis zu zwei Rädern bislang hierbei keine Einwände. Ihr Arbeitgeber legt die Menge der erlaubten Diensträder je Mitarbeiter fest.

Gibt es einen Preisrahmen?

Grundsätzlich wird der Preisrahmen vom Arbeitgeber vorgegeben. In der Regel bewegt sich der Preis zwischen 595,00 Euro und 10.000,00 Euro pro Rad. Räder, die teurer sind, können angefragt werden.

Sind Carbon-Räder erlaubt?

Ja, Carbon-Räder sind grundsätzlich erlaubt. Da S-Pedelecs anderen Versicherungsbedingungen unterliegen, ist das Leasing von S-Pedelecs leider nicht erlaubt.

Darf das Rad auch privat genutzt werden?

Ja, Sie dürfen als Arbeitnehmer das Rad auch ausschließlich privat nutzen, dafür versteuern Sie jeden Monat aktuell 0,25 % des UVP (Bruttolistenpreises) als geldwerten Vorteil.

Übernimmt der Arbeitgeber 100 % der Kosten für ein Dienstrad, entfällt die Versteuerung des geldwerten Vorteils für den Mitarbeiter. Diese Regelung gilt bis 2030.

Wer darf das Dienstrad nutzen?

Die in Ihrem Haushalt gemeldeten Personen dürfen das Dienstrad nutzen. Gleiches gilt für das zweite Dienstrad, sofern der Arbeitgeber ein zweites Dienstrad zulässt. Hier ist die Bedingung, dass der Nutzer im gleichen Haushalt angemeldet ist.

Wie ist das Dienstrad versichert?

Safety first - das gilt auch für die Versicherung, denn das Dienstrad muss gegen Diebstahl und Schäden versichert sein. Auch, weil eine normale Hausratversicherung nicht in jedem Schadensfall bei mobilen Leasinggegenständen wie Fahrrädern greift, bieten wir mit unserer Vollkaskoversicherung ein Rundum-Sorglos-Paket inklusive Absicherung von Verschleißschäden an.

Übrigens: Arbeitgeber können sich an der Versicherung beteiligen oder diese komplett übernehmen! Die Versicherung geht ansonsten wie die Leasingrate auch in die Gehaltsumwandlung und verursacht daher weniger Kosten.

Welches Zubehör ist leasingfähig?

Leasingfähig sind alle Teile, die fest mit dem Fahrrad verbunden sind. Beispiele für leasingfähiges Zubehör finden Sie hier.

Ist ein Schloss notwendig?

Ja, ein Schloss ist notwendig und muss bei Diebstahl nachzuweisen sein. Im Falle der Entwendung muss der Anschaffungsbeleg des Schlosses im Original an den Versicherer übermittelt werden, sofern es nicht mitgeleast wurde.

Das Fahrradschloss muss einen Mindestwert von 49 Euro (brutto) haben. Zahlenschlösser sind nicht erlaubt.

Zusätzliche Informationen finden Sie in den aktuellen AVB der Versicherung - bei Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre Dienstradbeauftragten.

Dürfen Veränderungen am Leasing-Fahrrad vorgenommen werden?

Veränderungen an einem Leasing-Fahrrad sind für die Dauer der Leasinglaufzeit nicht erlaubt. Ausgenommen sind Komponenten zur individuellen Anpassung des Rades. Dazu zählen Sattel, Lenkergriffe, Pedale, Klingel oder Tacho. Diese Bestandteile können als leasingfähiges Zubehör bei der Bestellung des Rades in die Rechnung inkludiert werden. Wichtig ist, dass das Zubehör gleich- oder höherwertig ist als die bestehenden Bestandteile des Rades.

Wer kümmert sich um Wartung und Reparatur?

Der Mitarbeiter ist in der Verantwortung, sich um Wartung und Reparatur zu kümmern. Mit ein wenig Grundwissen kann die Pflege des Rads selbst übernommen werden. Dazu gehören das Reinigen, Fetten, Schmieren und Ölen. Reparaturen müssen stets von einer Fachwerkstatt durchgeführt werden.

Wir bieten verschiedene Wartungs-Pakete an. Sie können wählen zwischen 3 Paketen: Paket „Inspektion/UVV“, „Wartung/Reparatur“ und „Full-Service“. Die genauen Details hierzu finden Sie auf unserer Service-Seite. Die Auswahl über das Service-Paket obliegt dem Arbeitgeber.

Gibt es nach Vertragsende eine Gewährleistung?

Nein, nach Vertragsende haben sie keine Gewährleistung.

Wo finde ich einen Fachhändler?

mein-dienstrad.de verfügt über ein flächendeckendes Händlernetz mit über 4.800 Fachhändlern inkl. Online-Shops. Welcher freundliche und kompetente Fachhändler gleich in Ihrer Nähe ist, erfahren Sie in unserer Fachhändler-Suche. Ist Ihr Wunsch-Händler nicht dabei? Kein Problem - wir können kurzfristig mit jedem Fachhändler eine Kooperation starten!