Dienstfahrrad-Leasing: Vor- und Nachteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Ein Dienstfahrrad zu leasen wird immer beliebter. Auch viele Unternehmen haben das Fahrrad bereits als Alternative zum Dienstwagen für sich entdeckt und sehen gleichzeitig unter anderem den Gesundheitsaspekt in der Anschaffung eines Fahrrads, Pedelecs oder E-Bikes.

Daher bieten sie ihren Arbeitnehmern die Möglichkeit des Dienstfahrrad-Leasings an, das Fahrrad steht dabei auch für private Fahrten zur Verfügung. Obwohl das Fahrrad vom Mitarbeiter womöglich hauptsächlich privat und nicht für Dienstfahrten genutzt wird, bezeichnet man es als Dienstfahrrad. Dies ist auch für den Gesetzgeber in Ordnung.

Für Mitarbeiter und schließlich auch den Fuhrparkmanager und den Arbeitgeber stellt sich nun die Frage, ob sich das Leasen eines Dienstfahrrads lohnt.

Gesetzliche Grundlagen und Vorteile

Seit dem Erlass der Finanzbehörden der Länder am 3. November 2012 gilt das sogenannte Dienstwagenprivileg auch für Fahrräder, Pedelecs und E-Bikes. Das bedeutet, dass Unternehmen ihren Mitarbeitern statt eines Dienstwagens (auch) ein Dienstfahrrad zur Verfügung stellen können. Der Clou ist, dass der Arbeitnehmer das Fahrrad ebenfalls, beziehungsweise vor allem, privat nutzen kann. Bei einem Dienstwagen hingegen ist die Privatnutzung vom Dienstwagenüberlassungsvertrag abhängig - nicht so beim Dienstfahrrad.

Seit dem 07. November 2018 muss der geldwerte Vorteil für die Überlassung des Dienstfahrrads nicht mehr vom Arbeitnehmer versteuert werden, so die Entscheidung des Finanzausschusses des Deutschen Bundestages.

Wenn sich der Arbeitnehmer dazu entschieden hat, dem Arbeitgeber das Wunschrad nach Ende der Leasingperiode abzukaufen, ist der geldwerte Vorteil zu ermitteln. Entweder über den Zeitwert oder eine pauschale Lösung, die das Bundesfinanzministerium (BMF) vorschlägt. So ist das Wunschrad laut BMF zum Ende des Leasingvertrags noch 40 Prozent des Neupreises wert.

Kauft der Arbeitnehmer das Fahrrad oder E-Bike für, beispielsweise, 20 Prozent des noch übrigen Werts, ist diese Zahlung von den 40 Prozent abzuziehen. Es resultiert ein Bewertungsunterschied von 20 Prozent, welcher als geldwerter Vorteil zu versteuern ist.

Gesundheitliche Vorteile

Gesunde und motivierte Mitarbeiter: Laut WHO sinkt das Herzinfarktrisiko, wenn man 30 Minuten am Tag radelt. Außerdem wird beim Fahrradfahren Endorphin ausgeschüttet, was das Glücksgefühl steigert. Gesund und motiviert sein: Laut WHO sinkt das Herzinfarktrisiko, wenn man 30 Minuten am Tag radelt. Außerdem wird beim Fahrradfahren Endorphin ausgeschüttet, was das Glücksgefühl steigert.

Finanzielle Aspekte

Aus dem bestehenden Bruttogehalt des Arbeitnehmers können die Leasingraten umgewandelt werden. Zuschuss durch Arbeitgeber möglich (entscheidet das Unternehmen selbst, bspw. Möchten Arbeitgeber ihren Mitarbeitern Dienstfahrräder zur Verfügung stellen, gibt es, genauso wie beim Dienstwagen, einige Punkte, die dabei berücksichtigt werden müssen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn es sich um ein E-Bike handelt.

Mit diesem Elektrofahrrad-Leasing sind viele Steuervorteile verbunden, daher lohnt sich solch ein Leasing gegenüber einem normalen E-Bike-Kauf erheblich. Bei einem E-Bike-Leasing können sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer von den Steuervorteilen profitieren.

Speziel bei Diensträdern, die erstmals zwischen den Jahren 2019 und 2030 genutzt werden, gibt es je Menge Steuervergünstigen. So lassen sich - wie beim Dienstauto - auch für jeden Entfernungskilometer des Arbeitsweges 0,30 Euro als Werbungskosten in der Steuererklärung ansetzen. Dies kann jährlich mehrere hundert Euro ausmachen.

Durch die Entgeltumwandlung beim E-Bike Leasing ist eine Ersparnis von bis zu 40% möglich. Grundlage hierfür ist der im Oktober 2020 abgeschlossene Tarifvertrag mit der Vereinigung der kommunalen Arbeitgeberverbände (VKA). Dieser gilt seit dem 11. März 2021 für über 1,5 Millionen Beschäftigte im öffentlichen Dienst.

Ablauf des Leasings

Über einen Vertragshändler des Leasinggebers kann der Mitarbeiter ein Fahrrad oder E-Bike auswählen. Manch ein Unternehmen beschränkt die Auswahl an Leasingrädern auf bestimmte Modelle. Die Verträge dauern 36 Monate und beinhalten unter anderem einen Versicherungsschutz, manchmal auch einen Pannenhilfe-Service.

Im Leasingvertrag gibt beziehungsweise sollte es keine Kaufoption für das Dienstfahrrad geben. Der wirtschaftliche Leasingnehmer ist der Arbeitgeber. Würde der Arbeitnehmer durch eine im Leasingvertrag enthaltene Kaufoption als wirtschaftlicher Leasingnehmer angesehen, kann das Finanzamt eine Steuernachzahlung sowie eine Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen fordern.

Der Arbeitnehmer kann seinem Arbeitgeber jedoch - in Absprache - das Wunschrad nach Ablauf der 36 Monate abkaufen. Hier muss der Arbeitnehmer jedoch beachten, dass dies als sogenannte Lohnzahlung durch Dritte angesehen wird und dies daher als geldwerter Vorteil versteuert werden muss (§ 38 Abs.

Manche Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern anstelle des Leasingmodells Rabattcodes für die Anschaffung ihres Wunschrads an. Diese sind zuvor mit den Händlern aus der Region zu verhandeln. Dabei sollte unter anderem berücksichtigt werden, ob der Rabatt auch für bereits reduzierte Fahrräder, Pedelecs, E-Bikes und Zubehör gilt. Auch Gutscheine für Reparaturen sind denkbar, jedoch kein Muss.

Nachteile des Dienstfahrrad-Leasings

Hat das Dienstfahrrad-Leasing Nachteile? Die Konsequenz der Einführung des Modells Dienstfahrrad ist für den Arbeitgeber relativ umfangreich. Der Arbeitgeber muss nicht nur den geldwerten Vorteil versteuern, sondern hat unter anderem auch administrativen Aufgaben nachzukommen, obwohl das Dienstfahrrad über eine Leasingfirma angeschafft wird und dadurch einiges an Administration abgenommen werden kann.

Hinzukommen die Anforderungen seitens der Berufsgenossenschaften und des Gesetzes, denn die Verringerung des Bruttolohns geht mit einer Verringerung an Lohnersatzansprüchen, wie beispielsweise dem Kranken- oder Elterngeld, einher. Ebenfalls betroffen ist der Rentenanspruch, der verringert wird. Bezieht ein Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum kein Gehalt, weil er beispielsweise Elterngeld erhält oder aus dem Unternehmen ausgeschieden ist, können die Leasingraten nicht länger vom Gehalt abgezogen werden.

Der Arbeitnehmer muss die Raten dann erst einmal selbst tragen und sie vom (ehemaligen) Mitarbeiter zurückfordern. Dadurch kommt ein erneuter Verwaltungsaufwand zu Stande. Um den Fuhrparkleiter oder die Geschäftsführung zu entlasten, bieten viele Leasinganbieter an, diesen Verwaltungsaufwand zu übernehmen.

Somit wären die verwaltungstechnischen Aufgaben keine Ressourcenfresser mehr. Insbesondere für den Arbeitnehmer ist - neben den genannten Punkten - zu bedenken, dass das Dienstfahrrad-Leasing mehr oder weniger lohnend ist, je nachdem, wie hoch das Einkommen ausfällt, in welcher Steuerklasse man ist usw.

Einige vermeintliche Nachteile des Dienstrad-Leasings lassen sich widerlegen. Es kommt auf den jeweiligen Einzelfall an.

Trotzdem finden wir, dass auch die Frage nach möglichen Nachteilen berechtigt ist. Bis zu 40 Prozent Ersparnis - für Arbeitnehmer ist das eines der wesentlichen Pro-Argumente beim Dienstrad-Leasing. Bei Unternehmen liegt der Fokus dagegen meist eher auf der Möglichkeit, sich mit einem sinnvollen, nachhaltigen und gesundheitsfördernden Benefit als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren.

Leasinganbieter

Ein Dienstfahrrad zu leasen wird immer beliebter. Daher ist es nicht verwunderlich, dass es viele Leasinganbieter gibt, darunter Jobrad, Eurorad, Lease-A-Bike, Businessbike und Mein-Dienstrad.

Mittlerweile gibt es in Deutschland einige E-Bike-Leasing Anbieter, welche den Markt dominieren. Nicht jeder Leasing-Anbieter bietet die gleichen Konditionen und Vorgaben, es gibt Unterschiede. Daher sollte man unbedingt abwägen, welcher Anbieter auf sich selber am besten passt. Es gibt z.B. Unterschiede im Brutto-Höchstwert.

Noch dazu werden zumeist bei allen Leasingunternehmen diverse Versicherungspakete angeboten - zu unterschiedlichen Konditionen; vergleichen Sie hier ganz genau. Meist entscheidet der Inhalt der Versicherung, welcher E-Bike-Leasing-Anbieter zu Ihnen passt.

Vergleich einiger Leasinganbieter (Test 2024)

Alternativen zum Leasing

Wer lieber kauft anstelle zu Leasen, hat heutzutage aufgrund der sehr großen Angebotsvielfalt oftmals die Qual der Wahl. Im Bereich E-Bike Leasing gibt es verschiedene Möglichkeiten. In der gängigsten Variante schließt Ihr Arbeitgeber einen Leasingvertrag mit einem der E-Bike Leasing-Anbieter, wie z.B. Jobrad, Deutsche Dienstfahrrad, Beovelo o.ä. - das E-Bike wird dann dem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt.

Die Leasingraten werden dann dem Arbeitnehmer monatlich von dessen Bruttogehalt abgezogen. Manchmal zahlt der Arbeitgeber hier einen Zuschuss.

Pauschal lässt sich nicht sagen, ob sich das Modell Dienstfahrrad lohnt. Es gibt durchaus Vorteile, vor allem aufgrund der neuen Regelung, dass der geldwerte Vorteil für das Wunschrad nicht mehr vom Arbeitnehmer versteuert werden muss, doch nur, sofern der Arbeitgeber ihm das Dienstfahrrad kostenfrei zur Verfügung stellt. Es bleibt eine individuelle Entscheidung, ob man ein Dienstfahrrad über den Arbeitgeber least, über ihn Rabatte beim Kauf eines Wunschrads bekommt oder eben kein Fahrrad anschafft.

Sollten Sie sich für ein Dienstfahrrad entscheiden, vielleicht auch anstelle einer Gehaltserhöhung, tun Sie als Arbeitgeber wie auch als Arbeitnehmer gut daran, vor der Überlassung des Wunschrads in Form eines Überlassungsvertrags unter anderem zu klären, welches Fahrrad wie genutzt werden und wer für die Kosten des Zubehörs - beim Helm sofern nicht in der Gefährdungsbeurteilung verlangt - aufkommen soll. Auch sollten die diversen Leasinganbieter miteinander verglichen werden, denn je mehr Verwaltungsaufwand der Fuhrparkleitung „erspart“ bleibt, desto mehr Zeit hat diese für andere Aufgaben und Compliance-Pflichten.

Wenn Sie als Arbeitgeber einen Überblick über alle Leasingverträge für Dienstwagen behalten möchten, ist eine digitale Fahrzeugverwaltung sinnvoll. Darin können Sie alle Leasingverträge zentral erfassen und Leasinglaufzeiten ganz einfach überwachen. Sollten Verträge auslaufen oder Laufzeiten und Laufleistungen bei Fahrzeugen überschritten werden, erhalten Sie eine Benachrichtigung.

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