02. October 2025

Fahrradleasing und Elternzeit: Was passiert mit dem Dienstrad?

Das Dienstrad-Leasing erfreut sich in zahlreichen Unternehmen einer stetig wachsenden Beliebtheit. Arbeitnehmer profitieren hierbei von einem hochwertigen Fahrrad, das sie sowohl für dienstliche Zwecke als auch im privaten Bereich nutzen können. Die Kombination aus Steuervorteilen und komfortabler Mobilität macht diese Option für viele besonders attraktiv.

Doch was geschieht eigentlich, wenn Arbeitnehmer, die ein Dienstrad nutzen, in die Elternzeit übergehen? Welche Auswirkungen hat die Elternzeit auf den bestehenden Bike-Leasingvertrag und welche Regelungen greifen in diesem Fall? In der heutigen Arbeitswelt, in der sowohl Familie als auch berufliche Mobilität wichtige Aspekte darstellen, ist diese Frage von großer Bedeutung.

Ein Leasingvertrag für ein Dienstrad läuft üblicherweise 36 Monate. In diesen 3 Jahren kann schon mal etwas Unerwartetes passieren - zum Beispiel die Geburt eines Kindes. Für Mitarbeiter, die in Elternzeit gehen, stellt sich unweigerlich die Frage: Was passiert mit dem Leasingvertrag für mein Jobrad?

Die Inanspruchnahme von Mutterschutz oder Elternzeit hat selbstverständlich Auswirkungen auf die Entgeltumwandlung. Ähnlich wie bei der betrieblichen Altersvorsorge ändern sich die Rahmenbedingungen, wenn kein reguläres Gehalt mehr bezogen wird. Wovor Arbeitnehmer jedoch keine Angst haben müssen, sind die Kosten. Dafür sorgt die Arbeitgeber-Ausfallversicherung (AGAV) für Dienstradleasing - ein wichtiges Instrument, um die finanzielle Absicherung während dieser besonderen Lebensphase zu gewährleisten.

Bei vielen Arbeitnehmern verwirklicht sich der Wunsch nach einem Kind während der Laufzeit eines Leasing-Vertrags, was zu verständlichen Fragen bezüglich der weiteren Vorgehensweise führen kann. Somit existieren in jedem Fall geeignete Lösungsansätze, die sowohl den Bedürfnissen der werdenden Eltern als auch den vertraglichen Rahmenbedingungen gerecht werden können.

Optionen für Mitarbeiter in Elternzeit mit einem Leasingvertrag

Fahrrad-Leasing bzw. E-Bike-Leasing und Elternzeit müssen sich nicht ausschließen. Ganz im Gegenteil: Dank der Arbeitgeber-Ausfallversicherung ist für diesen Fall vorgesorgt. Es gibt 2 mögliche Vorgehensweisen, die wir im Folgenden genauer betrachten werden.

Damit sie überhaupt als eine sinnvolle Alternative in Betracht gezogen werden können, sollten Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer unbedingt darauf achten, dass die betreffende Leasinggesellschaft eine entsprechende Versicherung für derartige Umstände anbietet und nutzt. Bei Anbietern, die sich auf nachhaltige Mobilitätskonzepte spezialisiert haben, stellt die Elternzeit während der Laufzeit des Dienstrad-Leasings aufgrund dieser umfassenden Absicherung grundsätzlich kein Hindernis oder Problem dar. Ähnlich wie bei anderen Corporate Benefits ist auch hier eine vorausschauende Planung entscheidend für eine reibungslose Umsetzung.

1. Erstattung der Leasingraten

Der Arbeitgeber sollte den Versicherungsfall vor Beginn der Elternzeit melden und dazu gleich die nötigen Unterlagen einreichen. Das kann der Nachweis über den Mutterschutzbeginn oder die Bescheinigung über den voraussichtlichen Entbindungstermin sein. Auch ein Antrag auf Elternzeit ist sinnvoll, sofern er bereits vorliegt. Die Elternzeitbescheinigung kann in der Regel nach der Geburt nachgereicht werden.

Der Versicherungsfall bleibt so lange offen, bis die Elternzeit beendet ist. Dabei dürfen 18 Monate nicht überschritten werden. Wenn die Tätigkeit vorzeitig wieder aufgenommen wurde, sollte sich der Arbeitgeber mit der entsprechenden Information an die Leasinggesellschaft wenden. Der Leasinganbieter kann nun die Regulierung beim Versicherer veranlassen und informiert den Arbeitgeber über den Vorgang. Die entsprechende Entschädigung kommt schließlich dem Arbeitgeber zu.

Folgende Voraussetzungen bestehen für eine Erstattung der Dienstrad-Leasingraten im Fall einer Elternzeit:

  • Der Versicherungsfall muss vor Beginn des Mutterschutzes oder vor Antritt der Elternzeit beim Leasinganbieter eingehen.
  • Die gesamten Leasingraten werden nach beendeter Elternzeit in einer Summe erstattet.
  • Die Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer kann das Dienstrad während der Elternzeit oder im Mutterschutz weiterhin wie gewohnt nutzen.

Diese Vorgehensweise eignet sich also für alle Arbeitnehmer, die in Mutterschutz oder Elternzeit gehen und das Fahrrad gerne weiternutzen möchten. Da ein Leasing über den Arbeitgeber in der Elternzeit nicht möglich ist, kann der Leasingvertrag durch den geschilderten Prozess aufgehoben werden.

2. Dienstrad-Rückgabe

Wenn sich Arbeitnehmer für die zweite Variante entscheiden, muss ebenfalls vor Beginn der Elternzeit bzw. des Mutterschutzes eine Meldung erfolgen. Zudem sind die nötigen Unterlagen bei der Leasinggesellschaft einzureichen. Der Arbeitgeber erhält eine entsprechende Information.

Arbeitnehmer und Fachhändler vereinbaren einen Termin für die Dienstrad-Rückgabe. Das Fahrrad muss in einem ordnungsgemäßen Zustand, rechtzeitig und mitsamt Zubehör abgegeben werden.

Im Anschluss veranlasst die Leasinggesellschaft die Regulierung beim Versicherer, und das vorzeitige Vertragsende wird besiegelt.

Weitere Aspekte des Dienstrad-Leasings

Immer mehr Beschäftigte fahren mit dem Rad zur Arbeit und nutzen es in der Freizeit. Die Tendenz steigt weiter und die Gründe und Vorteile hierfür liegen klar auf der Hand: Mit dem Rad zur Arbeit schont die Umwelt und ist klimaneutral, kostet weniger im Vergleich zu anderen Verkehrsmitteln und fördert die Gesundheit.

Wenn das Rad den Beschäftigten als Dienstrad überlassen wird, profitieren diese zusätzlich von Steuer- und Sozialversicherungsvorteilen.

Dienstrad-Leasing per Gehaltsumwandlung

In der Praxis gilt folgendes: Der Arbeitgeber least ein Dienstrad und überlässt es seinen Beschäftigten zur dienstlichen und privaten Nutzung. Im Gegenzug verzichten Beschäftigte auf einen Anteil ihres vertraglich vereinbarten Bruttoentgelts. Dieser Entgeltverzicht umfasst in der Regel die Leasing-, die Versicherungs- und die Servicerate, abzüglich des vom Arbeitgeber gewährten Zuschusses. Durch den Entgeltverzicht reduziert sich das monatliche Gehalt und führt zu Steuer- und Sozialversicherungseinsparungen.

Dadurch sparen Beschäftigte bis zu 40 % im Vergleich zu einem Barkauf. Einzelheiten der Überlassung und des Entgeltverzichts werden in einem Überlassungs- und Entgeltumwandlungsvertrag mit dem Arbeitgeber geregelt. Der durch die private Nutzung entstehende geldwerte Vorteil ist zwar von den Beschäftigten zu versteuern, seit 2020 wird er jedoch nur noch mit 0,25% des Bruttolistenpreises berechnet. Der geldwerte Vorteil wird vom Arbeitgeber in der Gehaltsabrechnung berücksichtigt, Beschäftigte müssen sich darum nicht kümmern.

Diensträder können nicht nur die Beschäftigten selbst nutzen, sondern auch Ehe- oder Lebenspartner sowie Angehörige des Haushalts. Ob die Überlassung von Diensträdern auf ein Rad beschränkt ist oder mehrere Räder gleichzeitig überlassen werden können, entscheidet der Arbeitgeber oder der Tarifvertrag.

Doch welche Rechte und Pflichten gelten für Beschäftigte beim Dienstrad-Leasingmodell?

Rechte für Beschäftigte

Das primäre Recht der Beschäftigten ist die Nutzung des Dienstrads für jeglichen Zweck. Bei Pannen oder Unfällen haben Beschäftigte das Recht die Mobilitätsgarantie, die Bestandteil der Vollkaskoversicherung ist, zu nutzen. Diese beinhaltet 24/7 Notfallservice, Pannenhilfe inkl. Abschleppservice, Ersatzfahrrad und vieles mehr.

Bei persönlichen Schicksalsschlägen oder Kündigungen, ist die Auflösung des Überlassungsvertrages bzw. bei Krankheit und Elternzeit die kostenlose Nutzung des Dienstrads vertraglich zugesagt. Am Ende der Laufzeit entscheiden Beschäftigte selbst, ob sie das Dienstrad kaufen oder kostenfrei zurückgeben.

Pflichten für Beschäftigte

Während der dienstlichen und privaten Nutzung haben Beschäftigte das Dienstrad pfleglich zu behandeln und dafür zu sorgen, dass es zu jeder Zeit in einem betriebs- und verkehrssicheren Zustand ist. Um das zu gewährleisten, wird ein Servicepaket mit abgeschlossen, über das regelmäßige Inspektionen, Reparaturen und Wartungs-/Servicearbeiten abgedeckt sind.

Grundsätzlich ist bei der Fahrt darauf zu achten, dass in jedem Fall die gesetzlichen Verkehrsbestimmungen beachtet und eingehalten werden. Obwohl keine gesetzliche Pflicht gilt, wird darüber hinaus empfohlen, einen passenden Helm zu tragen, um sich vor möglichen Folgen bei Unfällen zu schützen.

Wird das Dienstrad gestohlen oder beschädigt, sind Beschäftigte verpflichtet, den Schaden umgehend zu melden und Diebstahl bei der Polizei anzuzeigen. Um das Dienstrad vor Diebstahl zu schützen, ist es mit einem qualitativ hochwertigen Schloss abzuschließen.

Wie geht es nach Ende der Laufzeit des Überlassungsvertrages weiter?

Nach Ablauf der 36-monatigen Laufzeit des Überlassungsvertrages gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Die Beschäftigten können ihr Dienstrad kostenfrei zurückgeben und sich ein neues Traumrad aussuchen.
  2. Entscheiden sich Beschäftigte zum Ende der Überlassungsvereinbarung für einen Kauf des Dienstrads, kann dieser Kauf realisiert werden. Da der Verkaufspreis, unter dem Marktwert des Dienstrads liegt, entsteht ein geldwerter Vorteil, der zu versteuern ist. Um diese Besteuerung berechnen zu können, wird von den Finanzbehörden pauschal ein steuerlicher Marktwert von 40 % angenommen. Die Differenz dieses steuerlichen Marktwertes zum tatsächlichen Kaufpreis stellt dabei den zu versteuernden geldwerten Vorteil dar. Beschäftigte müssen diesen jedoch nicht selbst versteuern, da die Versteuerung gemäß § 37b EstG als zuwendender Dritter übernommen wird. Zusammenfassend ist für Beschäftigte wichtig, dass die Versteuerung übernommen wird und Beschäftigte sich nicht darum kümmern müssen.

Beispielrechnung Gehaltsumwandlung

Bei der Gehaltsumwandlung erhalten Sie als Arbeitnehmer*in einen Teil des vertraglich vereinbarten Gehalts nicht in bar, sondern als Sachbezug für den Zeitraum der Überlassung des Dienstrades.

Das heißt es erfolgt über eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag eine Änderung, in der einvernehmlich Ihr künftiges Gehalt für die Dauer der Nutzungsüberlassung um einen festgelegten Betrag (Umwandlungsrate) herabgesetzt wird. Hieraus ergibt sich dann der Steuer- und Abgabenvorteil für Sie als Arbeitnehmer*in. Zusätzlich fällt in den meisten Fällen die Versteuerung des geldwerten Vorteils an. Diese wird zum monatlichen Bruttogehalt hinzuaddiert.

Was bedeutet das genau?

Bruttomonatsgehalt

+ Versteuerung des geldwerten Vorteils

- Leasingrate

- Rundumschutz Kosten

= neues Bruttomonatsgehalt

- Abgaben

- Steuern

- Versteuerung des geldwerten Vorteils

= Nettomonatsgehalt

Vergleicht man nun das Nettomonatsgehalt ohne Dienstrad mit dem Nettomonatsgehalt mit Dienstrad, erhält man die monatlichen Kosten für das Dienstradleasing.

Begriffserklärungen

Umwandlungsrate: Die Umwandlungsrate ist die Summe aus der Leasingrate und den Kosten für das gewählte Rundum-Schutz-Paket.

Versteuerung des geldwerten Vorteils: Abhängig von der Form der Überlassung durch den*die Arbeitgeber*in, fällt auf die Nutzung des Dienstrad eine Versteuerung des geldwerten Vorteils an. Im Falle der Überlassung auch zur uneingeschränkten privaten Nutzung eines Dienstrades im Rahmen einer Gehaltsumwandlung, muss der geldwerte Vorteil versteuert werden. Der geldwerte Vorteil vom Dienstradleasing wird pauschal mit 1% eines auf volle 100€ abgerundeten Viertels des Bruttolistenpreises (UVP) berechnet, zum versteuernden Einkommen addiert und mit versteuert. Umgangssprachlich spricht man auch von 0,25%-Versteuerung.

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