Arbeitgeber kauft Fahrrad für Arbeitnehmer: Steuerliche Aspekte

Die Überlassung von Firmenfahrrädern und E-Bikes an Mitarbeiter hat in den letzten Jahren einen wahren Boom erfahren. Ein wesentlicher Grund dafür ist die Unterstützung durch Arbeitgeber, die diese Form der Mobilität im Rahmen von steuerlich begünstigten Dienstfahrrädern fördern. Viele Sonderregelungen gelten aber nicht bei der Umsatzsteuer.

Lohnsteuerliche Behandlung

Zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn vom Arbeitgeber gewährte Vorteile für die Überlassung eines betrieblichen Fahrrads, das kein Kraftfahrzeug i. S. d. § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG ist, sind steuerfrei (§ 3 Nr. 37 EStG). Erfolgt die Überlassung von (Elektro-)Fahrrädern an Arbeitnehmer zur Privatnutzung also zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, bleibt der geldwerte Vorteil lohnsteuerfrei. Die Steuerbefreiung gilt sowohl für E-Bikes als auch für Fahrräder. Die Steuerbefreiung gilt jedoch nicht für die in der Praxis verbreiteten Modelle der Fahrradüberlassung im Wege der Gehaltsumwandlung, insbesondere beim sogenannten E-Bike-Leasing.

Allerdings gibt es auch hier mehrere Vergünstigungen. Überlässt der Arbeitgeber dem Mitarbeitenden ein Fahrrad zur privaten Nutzung, gelten grundsätzlich folgende lohnsteuerliche Bewertungsregeln.

Regelmäßig ist für die Fahrradüberlassung als monatlicher Durchschnittswert der privaten Nutzung 1 Prozent eines auf volle 100 Euro abgerundeten Viertels der unverbindlichen Preisempfehlung anzusetzen. Der Ansatz gilt jeweils für alle privaten Fahrten einschließlich Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Anders als beim Auto gibt es hier also keine 0,03-Prozent-Regelung.

Gehört die Nutzungsüberlassung von Fahrrädern ausnahmsweise zur Angebotspalette des Arbeitgebers an fremde Dritte (zum Beispiel Fahrradverleihfirmen), ist der Angebotspreis des Arbeitgebers anzusetzen. Bei Personalrabatten ist der Rabattfreibetrag in Höhe von 1.080 Euro zu berücksichtigen.

Beispiel zur Berechnung des geldwerten Vorteils

Der Arbeitgeber überlässt seinem Mitarbeiter ein Elektrofahrrad sowohl für Privatfahrten als auch für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Die Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte beträgt 10 Entfernungskilometer. Die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers des Fahrrads beträgt 2.500 Euro. Der Mitarbeiter hat einen geldwerten Vorteil von sechs Euro (abgerundetes Viertel des Listenpreises = 600 Euro) monatlich zu versteuern.

Umsatzsteuerliche Behandlung

Die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 37 EStG sowie die Halbierung bzw. Viertelung der Bemessungsgrundlage finden für umsatzsteuerliche Zwecke keine Anwendung. Die Überlassung ist als Vergütung für geleistete Dienste des Arbeitnehmers und damit als entgeltlich anzusehen, wenn sie im Arbeitsvertrag geregelt ist oder auf mündlichen Abreden oder sonstigen Umständen des Arbeitsverhältnisses beruht.

Von Entgeltlichkeit ist stets auszugehen, wenn das Fahrrad dem Arbeitnehmer für eine gewisse Dauer und nicht nur gelegentlich zur Privatnutzung überlassen wird. Dies bedeutet, dass aus umsatzsteuerlicher Sicht von einer entgeltlichen Überlassung auszugehen ist, wenn dem Arbeitnehmer ein Fahrrad zur Privatnutzung überlassen wird, und zwar unabhängig davon, ob sich der Arbeitnehmer finanziell beteiligt oder nicht (Gehaltsumwandlung, Zuzahlung).

Als Bemessungsgrundlage ist gem. § 10 Abs. 2 Satz 2 i. V. m. Abs. 1 Satz 1 UStG der Wert der nicht durch den Barlohn abgegoltenen Arbeitsleistung heranzuziehen. Zuzahlungen des Arbeitnehmers mindern die Bemessungsgrundlage nicht (BMF-Schreiben vom 30.12.17, BStBl I 98, 110).

Aus Vereinfachungsgründen wird es jedoch nicht beanstandet, wenn bei einer Überlassung zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn als monatlicher Durchschnittswert der privaten Nutzung 1 % der unverbindlichen Preisempfehlung inklusive Umsatzsteuer im Zeitpunkt der Inbetriebnahme angenommen wird, wobei die lohnsteuerlichen Werte als Bruttowerte anzusehen sind, aus dem die Umsatzsteuer herauszurechnen ist.

Der Wert der Arbeitsleistung ist in den Fällen einer Gehaltsumwandlung betragsmäßig eindeutig in Höhe der Barlohnherabsetzung bestimmt. Eine Ermittlung durch die 1 %-Methode entfällt somit. Die Mindestbemessungsgrundlage nach § 10 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 i. V. m. § 10 Abs. 4 Nr. 2 UStG ist jedoch zu beachten. Diese ist anzuwenden, sofern sie den tatsächlich gezahlten Betrag übersteigt.

Da die Nutzungsüberlassung des Arbeitgebers an seinen Arbeitnehmer eine unternehmerische Tätigkeit darstellt, erhält der Arbeitgeber aus den Anschaffungskosten des Fahrrads einen Vorsteuerabzug, soweit die weiteren Voraussetzungen des § 15 UStG erfüllt sind.

E-Bike als Dienstfahrrad: Kauf am Ende der Leasingzeit

Die Vertragsgestaltungen sehen regelmäßig vor, dass ein Dritter (zum Beispiel der Leasinggeber) dem Arbeitnehmenden das von ihm genutzte (Elektro-) Fahrrad bei Beendigung der Überlassung durch den Arbeitgeber zu einem Restwert von beispielsweise zehn Prozent des ursprünglichen Kaufpreises zum Erwerb anbieten kann. Kann der Arbeitnehmer im Falle des Leasings das E-Bike nach Ablauf der Leasinglaufzeit von einem Dritten zu einem geringeren Preis als dem ortsüblichen Endpreis am Abgabeort erwerben, ist der hierdurch entstehende Preisvorteil als Arbeitslohn (von dritter Seite) anzusetzen.

Vergleichsmaßstab für die erforderliche Bewertung ist dabei der um übliche Preisnachlässe geminderte übliche Endpreis am Abgabeort. Die Verwaltung lässt zu, diesen üblichen Endpreis eines E-Bikes, das Arbeitnehmenden nach drei Jahren Nutzungsdauer übereignet wird, aus Vereinfachungsgründen mit 40 Prozent der auf voll 100 Euro abgerundeten unverbindlichen Preisempfehlung im Zeitpunkt der Inbetriebnahme des (Elektro-) Fahrrads einschließlich der Umsatzsteuer zu bewerten (BMF, Schreiben vom 17. November 2017, IV C 5 - S 2334/12/10002-04).

Ist sie niedriger, verbleibt ein lohnsteuerpflichtiger Sachbezug. Hinweis: In der Praxis wird vielfach pauschal der Ansatz eines Restwerts von zehn Prozent des Kaufpreises begehrt. Der Nachweis eines derart niedrigen Restwerts dürfte nach dem Erlass schwierig werden.

Pauschalierung nach § 37b EStG möglich

Weil in vielen Fällen die Übertragung des Fahrrads auf die Mitarbeitenden zu geldwerten Vorteilen führen könnte, hat die Verwaltung die Anwendung der Pauschalsteuer von 30 Prozent auf Geschenke und Incentives nach § 37b EStG durch den Zuwendenden zugelassen. Als Bemessungsgrundlage will die Verwaltung den gemeinen Wert ansetzen, weil dem Zuwendenden keine beziehungsweise geringe Aufwendungen entstanden sind.

Aus Vereinfachungsgründen erlaubt sie auch hier eine Schätzung mit 40 Prozent der auf volle 100 Euro abgerundeten unverbindlichen Preisempfehlung einschließlich Umsatzsteuer. Ein niedrigerer Wert kann nachgewiesen werden. Der Kaufpreis, den der Zuwendungsempfänger gegebenenfalls zahlt, mindert die Bemessungsgrundlage der pauschalen Einkommensteuer.

Beispiel für die Berechnung des geldwerten Vorteils:

• Listen-Neupreis des Fahrrads: 2.599 Euro
• Geschätzter Endpreis der Verwaltung nach drei Jahren 40 Prozent x 2.500 Euro (gerundet): 1.000 Euro
• Kaufpreis nach Ablauf von drei Jahren (zehn Prozent Neupreis): 259 Euro
• Bemessungsgrundlage nach § 37b EStG: 741 Euro
• Pauschalsteuer nach § 37b EStG: 222 Euro

Der Arbeitgeber hat die Möglichkeit, geldwerte Vorteile aus der unentgeltlichen oder verbilligten Übereignung von betrieblichen Fahrrädern an Arbeitnehmende pauschal mit 25 Prozent Lohnsteuer zu besteuern. Hinzu kommen der Solidaritätszuschlag sowie gegebenenfalls die Kirchensteuer. Die Pauschalierung führt zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung. Die Pauschalbesteuerungsmöglichkeit gilt sowohl für Elektrofahrräder, als auch für Fahrräder. Nicht einbezogen werden Elektrofahrräder, die verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug einzuordnen sind.

Aufladen des E-Bikes beim Arbeitgeber

Für das Aufladen von Rädern, die verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug einzuordnen sind, beim Arbeitgeber, gilt eine gesetzliche Steuerbefreiung. Aus Billigkeitsgründen werden aber auch vom Arbeitgeber gewährte Vorteile für das elektrische Aufladen von Elektrofahrrädern, die verkehrsrechtlich nicht als Kraftfahrzeug einzuordnen sind, im Betrieb des Arbeitgebers oder eines verbundenen Unternehmens nicht zum Arbeitslohn gerechnet (BMF, Schreiben vom 29. September 2020, IV C 5 - S 2334/19/10009 :004). Die Regelung ist bis Ende 2030 verlängert worden. Damit können alle Arten von Elektrorädern beim Arbeitgeber steuerfrei aufgeladen werden.

Leistet der Arbeitgeber Erstattungen für das Aufladen des E-Bikes zuhause, sind diese regelmäßig steuerpflichtig.

Gestaltungsmöglichkeiten

Grundsätzlich gibt es bei der Überlassung eines Dienstfahrrads an Mitarbeiter ähnliche Gestaltungsmöglichkeiten wie beim Dienstwagen:

1. Kauf: Der Arbeitgeber kauft ein (Elektro)Fahrrad und überlässt es dem Arbeitnehmer zusätzlich zum Gehalt, auch für die private Nutzung. In diesem Fall ist die Nutzung des Rads steuer- und beitragsfrei. Der Arbeitgeber kann die Kosten des Kaufs als Betriebsausgaben absetzen.
2. Leasing per Gehaltsumwandlung: Der Arbeitgeber least ein Dienstrad bei einem Anbieter und überlässt es dem Arbeitnehmer. Dieser bezahlt die Leasingraten per Gehaltsumwandlung und erhält das Nutzungsrecht durch einen Überlassungsvertrag. Bei einer Gehaltsumwandlung müssen Mitarbeitende die private Nutzung pauschal mit 0,25 Prozent des Bruttolistenpreises versteuern.

Versicherung

Da ein Firmenrad nicht Besitz des Arbeitnehmers ist, greift die Hausratsversicherung hier nicht. In den meisten Fällen bieten die Leasingunternehmen in ihren Angeboten bereits Versicherungen mit an. Der Arbeitgeber kann die Versicherungspauschalen selbst bezahlen, diese vom Arbeitnehmer tragen lassen oder sie zwischen den Parteien aufteilen.

Worauf ist beim Kauf am Leasingende zu achten?

Vereinbarst Du eine Kaufoption im Vertrag droht eine Steuerfalle. Finanzierst Du über Gehaltsumwandlung im Wesentlichen selbst, könntest Du als wirtschaftlicher Leasingnehmer gelten. Folge: Nachzahlungen bei Lohnsteuer und Sozialversicherung sowie Rückzahlung der Vorsteuer für die Firma.

Warte deshalb bis kurz vor Vertragsende. Zeige erst dann Kaufinteresse oder gehe auf ein Angebot des Leasinggebers ein. Vorteil: Du kennst den Zustand des Rads nach drei Jahren am besten und entscheidest fundiert.

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